De foute salarisadministrateur

Salarisadministratie wordt nog bij teveel organisaties als onderdeel van een andere functie neergezet en niet aan een specialist overgelaten, vaak bij HRM of de financiële administrateur. En daar begint het ontstaan van foute salarisadministratie.

Slechte uitvoering

De voornaamste reden waarom dit onderdeel vaak slecht wordt uitgevoerd komt omdat de salarisadministratie als bijzaak wordt gezien en daarmee elke kans voor optimalisatie van dit proces missen.

Mede dankzij de ontwikkelingen van de digitale mogelijkheden van deze tijd is het belangrijk om aandacht te geven aan het opzetten van een goed werkende digitale salarisadministratie. Het gaat tegenwoordig om steeds meer dan alleen maar de salaris te administreren en de wetten en regels te kennen.

5 redenen waarom het fout gaat

Geen specialist

Iemand aanstellen die geen ontwikkeling kent in de automatisering en digitalisering van salarisadministratie is de meest gevaarlijk zet die er bestaat. Naast het kennen van de regels en wetten, is er een gedegen kennis nodig van de software en digitale systemen waarmee gewerkt wordt. Hiervoor is het aanstellen van een PSA een must.

Lage capaciteit

Vooral het afschuiven van salarisadministratie naar één persoon toe geeft problemen wanneer dit het piekmoment bereikt van de maand waarop alle administratie afgerond dient te worden. Vooral op deze momenten wordt er nog te weinig aan capaciteit ingezet om deze momenten goed op te vangen. Ook het verder optimaliseren van de processen en nieuwe kennis vergt tijd wat de planning en werkdruk in de weg kan staan.

Te weinig controle

Het uitvallen van de salarisadministrateur wordt niet of nauwelijks opgevangen. Hierdoor ontstaat vaak kwaliteitsverlies wanneer dit niet goed wordt uitgevoerd door iemand anders omdat die weinig tot niets met de specialist collega te maken heeft en niet voldoende op de hoogte is.

Eenzijdige blik

Als iemand de enige is die de verantwoording heeft over het uitvoeren van deze administratie is de kans groot dat een enkele fout een doorwerkend effect kan blijven houden wanneer dit niet door een tweede persoon gezien kan worden. Het hebben van een collega die dit ondervangt is altijd gewenst.

Kwaliteitsrisico

Wanneer een administrateur met bovenstaande situaties te maken heeft is het niet onwerkelijk dat er dusdanige problemen ontstaan dat dit een slechte uitwerking heeft voor niet alleen de administratie, maar ook voor de werknemers en de eigenaar van het bedrijf.

Een gebrek aan een goed functionerende PSA’er heeft als gevolg dat de kwaliteit achteruit gaat en kan zorgen voor boetes en naheffingen.